Planningstool

Klantenbeheer

Klantenbeheer binnen D-Plan omvat o.a. volgende onderdelen :

• het beheer van administratieve gegevens
• één of meerdere gebruikernummers per klant
• een overzicht van de gewenste momenten waarop een opdracht uitgevoerd moet worden
• het beheer van één of meerdere contracten per klant
• het bijhouden van de wensen van de klant
• een overzicht m.b.t. welke werknemer op welk moment bij de klant is geweest
• een overzicht van de reeds ontvangen en nog te ontvangen dienstencheques
• een module om opmerkingen en evaluaties bij te houden
• de vakantiekalender van de klant (=wanneer wenst de klant geen huishoudhulp ?)
• een overzicht van de vervangers bij een klant
• de mogelijkheid om MS-Word documenten te koppelen aan de klant
• import van uw bestaande gegevens (opgemaakt in Excel)

Personeelsbeheer

Om tot een correcte personeelsplanning te komen is het belangrijk dat u alle gegevens van het personeel kunt bijhouden.
Hiervoor zijn o.a. volgende items voorzien in D-Plan :

• het beheer van alle administratieve gegevens
• het beheer van contractuele gegevens
• login en wachtwoord Sodexo
• een overzicht van de gewenste werkuren en momenten
• een duidelijke weergave van de beschikbaarheid van de werknemer
• een overzicht van de actieradius en het vervoermiddel van een werknemer
• het bijhouden van de wensen en de capaciteiten van de werknemer
• het bijhouden van de gevolgde opleidingen
• een volledige historiek van de werknemer (planningsmomenten, ziektes, afbellen klanten, etc)
• een overzicht van reeds ontvangen en nog te ontvangen dienstencheques
• het plannen van (en herinneren aan) evaluaties en/of functioneringsgesprekken
• het archiveren van evaluaties of functioneringsgesprekken met medewerkers
• de registratie van werkkledij (schoenen, T-shirts, enz) en uitrusting
• de mogelijkheid om MS-Word documenten te koppelen aan de werknemer
• import van uw bestaande gegevens (opgemaakt in Excel)

Contractenbeheer

Via contractbeheer worden de diverse opdrachten/vragen van de klanten geregistreerd. Dit gebeurt door registratie van :

• het gewenst aantal uren
• de gewenste frequentie
• de aard van activiteiten
• specifieke richtlijnen of wensen
• betalingswijze (papieren dienstencheques - elektronische dienstencheques - uurtarief)

Klanten komen op de wachtlijst en kunnen daarna ingepland worden bij één of meerdere werknemers. De software gaat na of de wensen van de klant en de werknemer overeenstemmen. 

Personeelsplanning

Via de individuele planningsfiche van de werknemer wordt het dienstrooster opgesteld. Er is een controle tussen de vaardigheden/wensen van de werknemer en de wensen van de klant, in functie van een optimale planning.
Een overzichtelijk planningsbord waarop alle werknemers en hun respectievelijke klanten worden weergegeven, vormt het resultaat van de planning.
Bij (on-)voorziene afwezigheid van een medewerker of een klant, kan de personeelsplanning vlot aangepast worden door momenten te verslepen naar andere werknemers of door ze te verwijderen. U krijgt tezelfdertijd een overzicht van de op te lossen problemen die daaruit voortvloeien. Bijvoorbeeld : door ingave van toekomstig verlof van een werknemer, krijgt u een overzicht van de klanten die niet bediend zullen worden en voor wie eventueel vervanging moet gezocht worden.
De historiek van de problemen waarvoor u een oplossing heeft gevonden, blijft consulteerbaar. Niet-uitgevoerde interventies, die in aanmerking komen voor een vervangingspool, worden bijgehouden.
De contractuele uren van de werknemer worden steeds afgetoetst t.o.v. de effectief gepresteerde uren. Per werknemer kunnen diverse schema's afgedrukt worden (per week, tweewekelijks, per maand).

Verwerking dienstencheques

Dienstencheques zijn de rode draad doorheen uw bedrijf. Het is dan ook belangrijk dat het verwerken van de dienstencheques op een doeltreffende manier verloopt.
Papieren- of elektronische dienstencheques kunnen op een passende manier verwerkt worden.

Papieren dienstencheques

Het verwerken van papieren dienstencheques kan op verschillende manieren gebeuren : manueel afgepunt, via barcode- of ICR scanner.

De barcodescanning levert volgende informatie op:

• Het gebruikersnummer
• De vervaldatum
• Het chequenummer

De ICR scanner heeft als bijkomende troeven:

• Inlezen van de handgeschreven datum
• Controle of de cheque ondertekend werd door de klant en de werknemer 
• Controle of het juiste type dienstverlening aangevinkt werd
• Controle op de vervaldatum
• Afdrukken van het erkenningsnummer en de naam van de onderneming
• Afdrukken van het rijksregisternummer en de naam van de werknemer
• Telling van het aantal dienstencheques
• Opslaan van een foto van de voor- en achterzijde van de dienstencheques

Elektronische dienstencheques

De verwerking van elektronische dienstencheques kan manueel of elektronisch.

• Manueel : per klant of per werknemer geeft u per prestatie in hoeveel dienstencheques er ontvangen zijn
• Elektronisch :  
  • Export van alle openstaande prestaties naar de beveiligde zone van Sodexo (zo moeten werknemers niet meer inbellen en is manuele registratie van prestaties die men vergat in te bellen niet meer nodig)
  • Import van alle betaalde prestaties (afkomstig van Sodexo) in D-Plan (= automatisch afpunten van betaalde prestaties)

Loonadministratie en kilometervergoeding

Het is mogelijk om vanuit D-Plan gegevens, nodig voor het uitbetalen van de lonen, te versturen naar uw sociaal secretariaat.
U krijgt een overzicht van de uren op het planningsbord ; die worden vergeleken met het aantal contractuele uren. Na goedkeuring wordt een export-bestand aangemaakt dat ingelezen wordt in de software van uw sociaal secretariaat.

De module kilometervergoeding berekent voor iedere werknemer het juiste bedrag, waardoor een tijdrovende taak wegvalt.
Er wordt rekening gehouden met:

• Het vervoersmiddel (wagen, fiets, ...)
• De afstand tussen de klant en het thuisadres van de werknemer
• De afstand tussen verschillende klanten
• De tijd die nodig is om zich te verplaatsen tussen twee klanten

Net zoals de prestatie-uren kunnen ook de kilometervergoedingen geëxporteerd worden naar de software van uw sociaal secretariaat.

Facturatie

Binnen D-Plan kunt u de prestaties via dienstencheques verwerken en ook factureren.  Ook prestaties die volledig aan uurtarief worden gefactureerd (bv. poetsen van een dokterspraktijk, wat niet valt onder 'dienstencheques') of het factureren van een uurtoeslag of jaarlijkse bijdrage (bovenop de inning van de dienstencheques) behoort ook tot de mogelijkheden. D-Plan factureert deze prestaties automatisch en registreert de betalingen. 

Rapporten

Bij iedere stap die met D-Plan wordt doorlopen, horen bijpassende rapporten.
Een greep uit het aanbod:

• Uurroosters van werknemers, per week, tweewekelijks of maandelijks
• Controlelijst voor het aantal te ontvangen dienstencheques
• De lijst van de klanten per werknemer
• Het verschil tussen de gepresteerde uren en de geplande uren
• Het verschil tussen de geplande uren en de prestaties doorgestuurd naar het sociaal secretariaat
• Ziekteverzuim
• De prestaties en afwezigheden, uitgedrukt in uren en als percentage
• Opvolgingen
• ....

SMS

Vanuit verschillende schermen kan een sms naar een klant of werknemer of eenzelfde bericht in bulk naar een lijst werknemers of klanten, gestuurd worden. 

Met SMS sjablonen kan een veelgebruikte tekst gedefinieerd worden, alsook variabele parameters zoals naam, adres, datum planningsmoment, … . Dit is bijvoorbeeld handig om allerlei gegevens automatisch door te SMS-en naar de vervangende werknemer.

Dashboard

De bedoeling van het dashboard is om m.b.v. enkele klikken verschillende parameters omtrent de werking van uw bedrijf te controleren. De rapporten beschikbaar in het dashboard bevatten nuttige gegevens over de werking van het dienstenchequebedrijf in het algemeen.
Hier kan u onder andere het volgende raadplegen:

• Het aantal werknemers nieuw in dienst, uit dienst, niet actief, totaal tewerkgesteld en aantal FTE, samengevat per maand
• Het aantal werknemers per leeftijdsgroep, gegroepeerd per 5 jaar
• Het aantal klanten, het aantal contracten, het aantal geboekte uren per week, het gemiddelde aantal geboekte uren per week en aantal nieuw geboekte klanten, samengevat per maand
• Het aantal klanten per postcode
• Het aantal ontvangen DC's per maand
• Het aantal planningsuren en verlof t.o.v. het aantal DC's
• Het aantal uren per prestatie- en verloftype
• Het gemiddeld aantal dagen tussen het planningsmoment en het afpunten van de dienstencheques in D-Plan.

Waarom kiezen voor D-Plan ?

• Een op maat gemaakt pakket, ontwikkeld vanuit de praktijk
• Gebruiksvriendelijke grafische planning
• Verwerking van papieren dienstencheques via scanning
• Export/import van elektronische dienstencheques naar/vanuit Sodexo
• Controle op de vervaldatum van dienstencheques
• Interface met uw sociaal secretariaat
• Automatisch berekenen van kilometervergoeding
• Eenvoudig inlezen van uw bestaande werknemer- en klantgegevens
• Toegankelijke helpdesk
• Regelmatige updates via remote install
• Individuele opleiding bij u op kantoor

… geen bijkomend werk maar een verademing …